Norma do Conselho Nacional de Justiça obriga tabelionatos e registros a cifrar os arquivos, registrar quem acessou cada documento e formalizar contrato com a empresa que fornece o sistema. Entenda o que o cidadão pode esperar do cartório.
O que o cartório sabe sobre você
Quem já fez uma escritura, uma procuração ou um inventário sabe quanta coisa é preciso informar. CPF, RG, endereço, estado civil, profissão, nome do cônjuge, valor do imóvel, dados da conta que recebeu o pagamento. Tudo isso fica guardado no cartório, quase sempre em sistema de computador, e continua lá depois que o ato é assinado.
Esse acervo é obrigatório e serve para dar segurança ao ato. Ao mesmo tempo, é um dos conjuntos de informação mais completos que existem sobre qualquer pessoa. Pela Lei Geral de Proteção de Dados, boa parte dele é dado pessoal. Em casos como a partilha de bens em um divórcio ou em um inventário, é dado pessoal sensível.
A norma do CNJ
O Provimento 213 do CNJ, em vigor desde fevereiro de 2026, define como os cartórios de todo o país devem cuidar da tecnologia que usam. Ele substitui o Provimento 74, de 2018, que tratava do mesmo assunto com exigências mais genéricas.
Para o cidadão, a diferença é que a norma nova diz com detalhe o que o cartório precisa fazer para proteger o que guarda. A exigência é obrigatória: cada serventia tem de cumprir e declarar, todo ano, que cumpre.
Criptografia dos arquivos
O artigo 9º exige criptografia em três momentos: quando o dado viaja pela internet, quando fica parado no servidor e quando é copiado em backup. Isso significa que um arquivo copiado por alguém que não tenha a chave não pode ser lido.
Para quem usa o serviço, quer dizer que a escritura da sua casa ou a procuração que você assinou não podem ficar em um computador comum, sem proteção. A chave que abre esses arquivos deve ter acesso restrito, e o cartório precisa saber quem controla essa chave.
Registro de quem acessa
A norma obriga o sistema a manter uma trilha de auditoria. Isso quer dizer um registro de qual usuário acessou qual documento, em que data, hora, minuto e segundo, o que fez e qual foi o resultado. O artigo 10 determina que esse registro seja guardado por no mínimo cinco anos.
Para o leitor, é a garantia de que existe rastro. Se um dado seu aparecer onde não deveria, há como saber quem consultou aquele documento dentro do cartório, porque o sistema tem que ter gravado isso. Cada funcionário precisa ter a própria senha, com um segundo fator de confirmação, e a norma proíbe login compartilhado entre várias pessoas.
Contrato com a empresa do sistema
A maioria dos cartórios não desenvolve o próprio programa. Contrata de uma empresa.
O Provimento 213 exige que esse contrato preveja sigilo, gestão de incidentes, obrigação de seguir a LGPD e, ponto importante, a devolução dos dados em formato não proprietário caso o cartório troque de fornecedor. Isso evita que o acervo com os dados de uma cidade inteira fique preso a uma empresa. A norma também deixa claro que contratar um sistema não transfere a responsabilidade. Quem responde pela proteção do seu dado continua sendo o titular do cartório, mesmo com o sistema sendo de terceiros.
“Olha, contratar sistema não transfere o problema. Se der ruim, quem responde é o titular do cartório, não é a empresa”, diz Guilherme F. Pereira, advogado e fundador da Locus.IA. “E não adianta a gente ficar discutindo tecnologia se o cartório não consegue dizer quem abriu qual arquivo na terça-feira passada.”
Perguntas que o cidadão pode fazer
O cidadão não tem como auditar o servidor do cartório, mas pode fazer perguntas simples no balcão: se o sistema guarda os dados cifrados e se há registro de quem acessa cada documento. Também pode perguntar se existe contrato com a empresa do sistema e o que esse contrato prevê em caso de vazamento.
O cartório precisa ter declarado, formalmente, que cumpre a norma. Uma declaração falsa está sujeita às penalidades previstas em lei.
A resposta a essas perguntas não muda o ato que você foi fazer. O que muda é a confiança de que os dados entregues no balcão ficam onde deveriam ficar, acessíveis apenas a quem tem motivo para vê-los.
Quem quiser entender o texto da norma ponto a ponto, com o que cada exigência representa no dia a dia de um cartório, encontra uma leitura comentada do Provimento 213 do CNJ.
O que muda para quem usa o cartório
A escritura ou a procuração continuam sendo feitas do mesmo jeito. O que mudou é o que acontece com as informações depois que você sai do cartório. Elas precisam estar cifradas e com registro de cada acesso, e a empresa que fornece o sistema fica obrigada por contrato a proteger o que recebe. Antes, essa proteção dependia do cuidado de cada serventia; com a norma, passa a existir uma regra única para todo o país e a obrigação de declarar todo ano que ela está sendo cumprida.
